Wie motiviere ich meine Projektleiter zur Dateneingabe?

Wie motiviere ich meine Projektleiter zur Dateneingabe?

Im eigenen Büro projo einzuführen, bedeutet einen großen Schritt in Richtung Professionalisierung. Abläufe werden detaillierter als je zuvor erfasst, die verschiedenen Bereiche des Büros umfassend abgebildet und Kosten einfach ersichtlich. Damit projo bestmöglich funktioniert, ist es wichtig, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Daten erfassen. Das passiert an verschiedenen Stellen: bei den Arbeitszeiten, bei den Abwesenheitsanträgen, den persönlichen Informationen - und nicht zuletzt in den Projekten selbst, etwa bei der Zeit-und Kapazitätsplanung und dem Eintragen von Leistungsständen. 

Letztere sind Aufgaben der Projektleitung und ein zentraler Punkt in der Logik projos. Mit der Angabe der Zeiträume werden Zahlpläne erstellt, mit den Leistungsständen werden Beträge für Rechnungen generiert. An all dem hängt letztlich eine detaillierte Liquiditätsplanung. Projektleiter müssen diese und weitere Bereiche der Projekte daher durchgehend im Blick behalten. 

Erfahrungsgemäß ist es für Planungsbüros, die sich für projo entscheiden, unterschiedlich einfach oder schwierig, Mitarbeiter für ihre neuen Aufgaben zu motivieren. Dafür kann es viele Gründe geben, von persönlichem Antrieb bis hin zur Bereitschaft für Neues und so sieht unser Support & Onboarding-Team, dass einige Unternehmen die Software schon nach kurzer Zeit für sich zum Laufen bringen, andere dagegen etwas Hilfe benötigen. Die oft gestellte Frage lautet: “Wie motiviere ich meine Projektleiter zur Dateneingabe?”. 

Auf der UserGroup Oktober 2021 kam eben dieses Thema zur Sprache und unter der Moderation unseres hauseigenen Arne Semmler diskutierten Yannick Böhm von Krekeler Architekten und Tobias Hein von GRAFT Architekten diese Frage. Ersterer verweist auf die Wichtigkeit der Projektdatenpflege für die Rechnungsstellung: “Klar, man kann eine Rechnung über projo auch manuell erstellen, ohne die Leistungsstände mit anzugeben, aber mir erscheint es logisch, dass wenn die Leistungsstände gepflegt sind, diese auch in die Rechnungen mit einzubinden.” Der konsistente Aufbau vom Anlegen der Projekte an sei daher unabdinglich - erst so gäbe es eine gute Grundlage dafür, die Projektleiter zu einer routinierten und exakten Arbeit zu bewegen. 

Tobias Hein berichtet aus seiner Büro-Erfahrung, dass Regelmäßigkeit die Stärke in der “Erziehung” zu guter Projektpflege sei. Diese sei von solcher Bedeutung für die Arbeit des Büros, dass man hier keine freie Hand geben könne. Ein Mal pro Monat kommen die GRAFT-Projektleiter zusammen und gehen mit einem zugeordneten Accountant die Kennzahlen der Projekte durch: sind die Leistungsstände gepflegt? Wann kann die nächste Rechnung gestellt werden? Sind die eingetragenen Zeiträume weiterhin realistisch? “Ja, das Ganze frisst natürlich Zeit. Aber anders geht es nicht, wenn man eine Projektcontrollingsoftware zum Laufen bringen möchte.” 

Natürlich stehen wir bei projo unseren Usern und Interessenten mit unserer Erfahrung ebenfalls zur Seite. Niemand wird mit der Nutzung der Software alleine gelassen - Support und Onboarding (im Preis mit enthalten) werden nach Bedarf angeboten und dabei wird größter Wert darauf gelegt, den Anforderungen, Bedürfnissen und Herausforderungen zu entsprechen. 

Es gibt noch Fragen oder Ideen zum Thema Projektleiter-Motivation? Gerne kann man uns jederzeit anschreiben und sich mit uns austauschen: info@projo.berlin