projo-Kurzvideos

Eine Priorität bei projo ist, dass unsere User einen Sinn für selbstständige und proaktive Einarbeitung entwickeln - es wird niemand alleine gelassen und wir bieten unsere Hilfe gerne an, doch den größten Nutzen von projo hat ein Büro dann, wenn es die Funktionen an den eigenen Bedarf anpassen kann. Die sich daraus für uns ergebende Herausforderung besteht darin, die Software so intuitiv und übersichtlich wie irgend möglich zu gestalten. Laufend wirft sich diese Frage von neuem auf und führt zu steter Optimierung des Angebotes.  

Zur Einarbeitung in projo spielen neben den im Monatspreis inbegriffenen Onboarding-und Support-Sessions die YouTube-Webinare eine bedeutende Rolle. In insgesamt 24 Webinaren werden die grundlegenden Themen und Funktionen der Software vollumfänglich und detailliert vorgestellt. Mit im Durchschnitt einer halben Stunde Laufzeit schöpfen die Videos die behandelten Themen, von den Grundlagen, wie den Arbeitszeitbuchungen und der Abwesenheitserstellung, bis hin zu den komplexesten Funktionen, wie der Liquiditätsplanung, aus. Die Rückmeldung der Büros, die auch über diese Methode ihren Weg zu einer umfangreichen Nutzung projos gefunden haben, ist äußerst positiv und ein wichtiges Signal, dass ein motiviertes und selbstständiges Lernen eine kosteneffektive, da schnell umfangreiche Nutzung der Software ermöglicht.

Allerdings sind wir uns darüber im Klaren, dass nicht jedes Unternehmen sich den Luxus leisten kann, weite Teile des schnelllebigen und druckvollen Alltags von Planungsbüros zur Einarbeitung zu nutzen. Von mancher Seite heißt es, die Webinare seien zwar sehr einsichtsreich und interessant, doch fände man nicht die Ruhe, sich ihnen zwischen Projektkoordination und Detailaufgaben zu widmen. Auch dieses Feedback haben wir zur Kenntnis genommen. Um hier anzusetzen, waren mehrere Möglichkeiten im Gespräch, unter anderem ein Prinzip wie beim Zendesk-Artikel-System. Ein Handbuch, welches sich aber leicht über mehrere hundert Seiten erstreckt hätte, ist hingegen für ein sich als dynamisch und modern verstehendes Unternehmen keine Option. Eine handliche Lösung mit Visuals sollte die Ausgangslage sein und so wurde die Idee des Handbuches transformiert zu einer Online-Version mit knappen Video-Abschnitten: die projo-Kurzvideos.

Die Arbeit an den Videos ist gerade am Beginn und es ist noch nicht abzusehen, wie viele am Ende zustandekommen; wichtig ist für uns das Feedback der Onboarding-und Support-Sessions, die uns Einblicke in den Bedarf der Büros geben und anhand derer wir bestimmte Themen priorisieren. Bestimmend sind zwei Leitsätze:

1. Kein Video nimmt mehr als 5 Minuten Zeit in Anspruch. 
2. Die Videos sollen trotz ihrer Kürze eine operative Weite an Informationen bieten, sodass keine Minute Zeit “verschwendet” wird.

Die Kürze der Videos hat den weiteren Vorteil, dass sie schnell aktualisiert werden können, sollte es Änderungen bei den projo-Funktionen geben. Die Webinare, obwohl natürlich keineswegs generalüberholt, sind in dieser Hinsicht schwieriger zu ersetzen. 

Aktuell gibt es schon Kurzvideos zu einigen Funktionen des persönlichen Bereiches, wie auch der Einsatzplanung, Zahlplänen, etc. Erklärtes Ziel ist es, wöchentlich wenigstens 2 Videos hochgeladen zu haben, um in absehbarer Zeit einen guten “Bestand” an Videos für die User zur Verfügung zu haben.